フリーランス・個人向け税務ヒント
東京・有明の税理士ブログ

by Entim Consulting

個人向け税務ヒント

【確定申告】終わったあとの書類整理について #16

確定申告が終わると、書類がわさわさしています。

そこから保存すべき書類をファイリングしていくのですが、その選り分けが結構悩ましいんです。私は独立してから試行錯誤して、税理士になってこんなやり方に落ち着きました。

ちなみに私は、個人事業主で、MFクラウドで記帳し、青色申告決算書を作って、e-taxで申告しています。電子帳簿保存法(電子データ保存・スキャナ保存)の適用は受けていません。その上で、なるべくぺーパーレスにしたのがこちらです。

これから整理される方、よかったら参考にしてみてください!

目次:
1.目次立て
2.確定申告書のファイリング
3.添付書類のファイリング
4.帳簿書類のファイリング

1.目次立て

年度ごとに1冊ファイルを作って、紙で保存が必要なものと、紙に出しておくと便利なもの(任意)をファイリングしています。

最初に、こんな目次を作ります。

また、保存期限も書いておきます。
5年と7年保存があるので、7年後にまとめて、2028年4月15日まで。申告期限(2021年4月15日)から7年後の日付にします。

2.確定申告書のファイリング

では、確定申告書の控えをファイリングしていきます。

私はe-taxで電子申告したので、控えはデータになりますが、さっと見返ししやすいように紙に出して保管しています。

次の2点を、-taxの「メッセージボックス」からダウンロード→印刷して(手順

1.申告データ…確定申告書と決算書のデータ

2.受信通知…受付番号が記載された文面

申告データのみでは、確定申告したことを証明できません。必ず「受信通知」とセットで保管します。

目次「1.確定申告書」に綴じます。

3.添付書類のファイリング

次に、確定申告書の「添付書類」をファイリングします。

添付書類は、社会保険料の控除証明書・支払調書・医療費の領収書など、確定申告するために使った証明書類のことです。

以前は、確定申告書に添付して税務署へ出す必要がありましたが、今では、ほとんど提出省略できるようになりました。ただし、5年間の保管義務があるので、ファイリングしていきます。

提出省略した書類(=保管義務がある書類)は、送信票からも確認できます。

添付書類はハガキだったり紙きれだったりバラバラなので、私の場合はA4紙に貼って、目次「2.添付書類」に綴じます。

「1.確定申告書」と別立てにしているのは、税務署に出したもの・出していないものを分けたい理由からです。

4.帳簿書類のファイリング

帳簿書類は、青色申告のルールに従ってファイリングしていきます。

帳簿の保存

私は電子帳簿保存法(4条)の適用を受けていないので、帳簿を紙で保存しなければなりません。一方、MFクラウドを使っているので、帳簿はクラウド上にあり、いつでもダウンロードできる状態です。

わざわざ、紙で保存しなければならないのでしょうか?

ルール上、答えはYESになります。ただ、総勘定元帳仕訳帳のみ、紙に出して保存しています。

理由は、その2つがあれば、もし調査がきても帳簿上の根拠を示すのに十分なことと、クラウドとはいえ消失リスクはゼロではないためです。ルールを守りつつ現実と折り合いをつける形で、私は①総勘定元帳と②仕訳帳を印刷して保存しています。(全て印刷するに越したことはないです!)

電子帳簿保存法は、利用ハードルが下がってきてはいるのですが、個人事業主が適応システムを導入するのは、今のところ難しいです。MFfreeeも、電子”帳簿”の保存はまだ対応していません(2021年3月時点)

書類の保存

最後、領収書や請求書をファイリングします。これらは決算書を作る段階で一旦まとめているので、基本そのまま綴じるだけですが、後から探しやすいか?紙に出し忘れがないか?を確認します。

探しやすいか?

ここは、ざっくり月別で並べています。下から1月→2月→・・・→12月→決算書類と重ねて、また、書類ごと仕訳番号(帳簿と紐づけできるもの)をメモしておきます。私はこれで探しやすいのですが、この辺りはルールはなく、自由です!

紙に出し忘れがないか?

ここは、Amazonなどのネットサービスや、メールでくる請求書をどうするかが悩ましいところです。データの請求書を、わざわざ紙に出して保存するのでしょうか?

データ保存と紙保存のどちらも認められています。

紙で保存のほうが、楽です。

電子帳簿保存法10条(電子取引に関するルール)は、現時点では、データ保存を推奨しつつ、紙保存も認めています。
データ保存には以下の条件があります。面倒なので、私は紙保存にしています。(令和4年度からは、データ保存が必須となる予定です)

データでもらう請求書も、少額で量が多いと大変です。例えば、月100円の請求書を12枚を印刷するの?など。

私は、3万円以上は印刷(紙保存)しています。

直接これを認める法令はないのですが、「3万円未満の請求書は保存しなくてもよい」という仕入税額控除(消費税)の特例を参考にして、現実と折り合いをつけています。この3万円基準は、経理実務でも一般的です。

…こんな感じで、紙で保存するものを選り分けながら、①総勘定元帳 ②仕訳帳 ③領収書類をA4印刷しています。これらを目次「3.帳簿書類」に綴じます。

以上で、保存が必要な書類はすべて、1冊のファイルにまとまりました!
書類整理終了です!

■オフィシャルソース

国税庁 – 記帳や帳簿等保存
国税庁 – 電子帳簿保存法関係
国税庁 – 電子取引の保存方法など一問一答

国税庁 – 仕入税額控除をするための請求書の保存